Skriva en RFP för webbdesign – exempel, struktur och mall

Som webbyrå ser vi att välskrivna RFP:er kortar ledtiderna, minskar antalet uppföljningsfrågor och gör jämförelsen mellan byråer enklare. Vill du slippa långa mailtrådar med 20–50 aktörer? Börja med en genomarbetad RFP.

Vad är en RFP för webbdesign?

En Request for Proposal (RFP) är ett underlag där organisationer beskriver behov och bjuder in byråer att lämna förslag och pris. Den innehåller krav, mål, budget och förväntade leveranser.

Vanliga typer av RFP:

Offentlig sektor – omfattande underlag, upphandlingsregler, öppet publicerade dokument.
Icke-vinstdrivande – insamling, kampanjer och webbplatser som stöttar verksamhetens ändamål.
Hälsa/vård – webb, appar och system med tydliga säkerhets- och regelefterlevnadskrav.
Företag – privata förfrågningar för allt från varumärkessidor till e-handel och intranät.

10 delar din webbdesign-RFP bör innehålla (med exempel)

Introduktion

Beskriv kort företag, syfte och varför ni gör om eller bygger nytt. Lägg in länk till nuvarande webb.

Måste vara med:
- Företagsnamn
- Länk till befintlig webb
Exempel: Vi vill redesigna vår webb då den inte stödjer dagens marknadskommunikation. Målet är att stärka vår närvaro, attrahera kandidater och visa upp case. Vi vill även kunna uppdatera innehåll internt samt få bättre analys av trafik och konvertering.
Företagsbakgrund

Ge kontext: historia, erbjudande, värderingar, målbild och arbetssätt.

Exempel: Sedan 1999 har vi levererat rådgivning och policyutveckling inom hållbar utveckling och internationellt samarbete.
Mål med redesign

Beskriv målgrupp, nuläge, problem och möjligheter. Sätt tydliga mål som går att mäta.
- Förbättra UX och konvertering
- Öka organisk trafik
- Generera leads/försäljning
Exempel: Sajten ska fungera som primär kommunikationskanal, finnas på tre språk och publicera resultat, nyheter och event. Sociala kanaler ska integreras och sajten ska tillgänglighetsgranskas vid driftsättning.
Specifikation

Visuell identitet

Klargör om ni har brand guidelines (logotyp, färger, typografi, bildstil) eller om identitet ska tas fram.

Exempel: Webbens visuella uttryck ska följa vår kommunikationsmanual och inkludera referens till EU-medfinansiering enligt riktlinjer.

CMS

Beskriv krav på CMS: licens, användarroller, flerspråk, mallsystem, integrationer, mediabibliotek.

Exempel:
- Öppen källkod
- Backoffice för enkel innehålls- och språkhantering
- Användarprofiler/behörigheter
- Mallsystem för siddupplikering
- Plugins/integrationer (nyhetsbrev, socialt, analys)
- Mediabibliotek för video/ljud/bild/PDF
Webbplatsstruktur (sitemap)

Ge en enkel struktur som underlag för omfattning och navigation.

Exempel:
- Hem
- Om oss
- Tjänster
- Case
- Karriär
- Media
- Nyheter
- Kontakt
Språk

Specificera språk nu och framåt samt hur språkväxling ska fungera.

Exempel: Tre språk (EN, FR, ES) vid lansering, samma struktur behålls.

SEO

Lista minimikrav: on-page, URL-struktur, alt-texter, omdirigeringar, prestanda, spårning.

Exempel:
- On-page optimering (titlar, H1–H3, internlänkar)
- Alt-texter för bilder
- Ren URL-struktur
- Bevara/planera 301-omdirigeringar
- Optimera laddtid och Core Web Vitals
- Installera analys/konverteringsmätning
Säkerhet & underhåll

Beskriv krav på uppdateringar, patchning, backup, loggning och incidentplan.

Exempel:
- CMS uppgraderat till stabil version
- Säkerhetspatchar och granskade tillägg
- Regelbundna backuper och återställningsplan
Överlämning & utbildning

Ställ krav på dokumentation och utbildning för redaktörer.

Exempel:
- Utbildningsplan för 2–3 redaktörer
- Handbok med exempel på komponenter och moduler
- Manual för backend och redaktionella rutiner
Referenser och konkurrenter

Lista inspirerande sajter och branschkonkurrenter. Det styr förväntad nivå och stil.

Exempel:
- Webbplats 1
- Webbplats 2
- Webbplats 3
Budgetintervall

Sätt ett realistiskt intervall för omfattning och kvalitet. Underlättar urval och prioritering.

Exempel: Budget för utveckling och lansering: 15 000–25 000 €. Separat pott för löpande förbättringar och redaktion.
Tidsplan

Beskriv milstolpar: svarstid, urval, start, lansering.

Exempel:
- RFP publiceras: 11 juni 2025
- Svar senast: 24 juni 2025
- Val av leverantör: 1 juli 2025
- Projektstart: 8 juli 2025
- Mållansering: 12 november 2025
Fasindelning

Förslagen kan bygga på er metod eller byråns. Sätt förväntad struktur.

Exempel:
- Planering
- Krav & specifikation
- Design (enligt visuella riktlinjer)
- Utveckling
- Teman & tillgänglighet
- Test & lansering
- Support & underhåll
Instruktioner för inlämning

Beskriv format, innehåll och kontaktväg för offert.

Exempel: Skicka ert förslag senast 30 juni till kontaktperson (namn, e-post). Inkludera företagsuppgifter, referenser, team, process, tidsestimat och budget.
Utvärderingskriterier

Redovisa hur ni bedömer förslagen – erfarenhet, case, metod, team och totalvärde.

Exempel: Urval sker enligt principen ”bäst värde för pengarna”. Besked lämnas via e-post.

Skiljer sig en RFP för webbutveckling?

Planering av webbutveckling

Ja. En design-RFP fokuserar främst på visuellt uttryck (layout, färg, typografi, varumärke). En utvecklings-RFP fokuserar på teknik (ramverk, databas, arkitektur, integrationer). I praktiken överlappar de ofta – var tydlig med vad ni vill upphandla nu respektive senare.

Hur lång tid tar det att skriva en bra RFP?

Beroende på komplexitet tar en komplett RFP cirka 1-4 veckor. I arbetstimmar motsvarar det ofta 40–160 timmar inklusive insamling av underlag och förankring med interna intressenter.

Vart skickar man sin RFP?

Skicka till utvalda byråer som matchar kravprofilen. Använd branschregister och lokala sökningar (t.ex. Stockholm, Göteborg, Malmö) för att hitta relevanta aktörer. Professionella nätverk kan också hjälpa till att sprida underlaget.

Mall för webbdesign-RFP

Vi har tagit fram en enkel mall som gör det lätt att komma igång. Förbered din RFP och skicka den via kontaktformuläret – så återkommer vi med offert och förslag på upplägg.